gSyncIt Add-In für Outlook

So schön die neue Plattform auch ist, sie hat zumindest derzeit einen erheblichen Mangel. Der Sync ist aus Sicht Vieler einfach nur grausam. Der Windows eigene Dienst Windows Live bereitet hier erhebliche Probleme. Kontakte werden nur mit Verlusten synchronisiert, Kontaktbilder kennt Windows Live/Hotmail gar nicht, diverse aus Outlook gewohnte Felder fallen dem Syncvorgang zum Opfer und werden gelöscht.

Beim Kalender sieht es nicht viel besser aus. Das für mich größte Problem: Kategorien gibt es gar nicht mehr. Somit kann ich die Termine meiner Familienmitglieder, der Arbeit und dergleichen nicht mehr auseinander halten. Im Windows Phone sind alle gleich. Windows Mobil war hier nahezu identisch in Bezug auf die Felder mit dem Desktop Outlook. Für Umsteiger ist das sicherlich noch schwerer zu verstehen als für Neueinsteiger. Immerhin hat man bereits eine PIM Datenbank aufgebaut und möchte diese ohne Verluste übernehmen. Selbst Exchange ist keine Lösung, auch hier fehlen die notwendigen Felder. Alle Dienste bieten mehrere Kalender unter einem Account, so sollte man denken, das man alternativ zu den Kategorien mehrere Kalender nutzen kann. Leider weit gefehlt. Selbst bei einem mitunter recht teuren hosted Exchange Server wird ausschließlich der Hauptkalender synchronisiert.

Ein Lösungsansatz ist es (zumindest auf dem Mobil Phone), mehrere Accounts zu verwenden, dann tauchen auch mehrere Kalender auf dem Phone auf, denen eine unterschiedliche Farbe in der Agenda zugewiesen werden kann. Übernimmt man dieses Konzept direkt in Outlook, endet man mit einem halben Dutzend Accounts, die alle voneinander getrennt sind. Das Chaos ist perfekt. Hilfe kommt in Form des direkten Microsoft Rivalen Google. Auch Google Accounts kann man im Windows Phone nutzen, sowohl für Mail, als auch für Kontakte und Kalender. Leider gibt es keinen Weg diese Accounts direkt in Outlook für einen Abgleich der Daten einzubinden oder nur mit Einschränkungen. Abhilfe schaffen zusätzliche Add-Ins, welche eine Brücke zum Google Dienst aufbauen können und zwischen beiden Welten vermitteln. Aus dieser Sicht, ist diese Anleitung auch für Freunde von Android Phones geeignet, die vor einem ähnlichen Problem stehen. Allerdings kann der Android Nutzer ALLE Kalender eines Google Accounts nutzen (und auch voneinander trennen), Windows Phone User dürfen bislang nur den Hauptkalender nutzen. Mein favorisiertes AddIn für diesen Sync ist gSyncIt von Fieldstone Software. Der Entwickler Dave ist wirklich sehr hilfsbereit und geduldig, doch dazu später mehr.

Was benötigen wir für einen Sync alles? Zuerst einmal Outlook (Version 2003 bis incl. 2010), das AddIn gSyncIt (zum Zeitpunkt der Erstellens hier 2.4.24) und mehrere Google Accounts (Android User benötigen nur einen Account). Die Zahl der Google Accounts richtet sich nach der Anzahl der Kalenderkategorien in Outlook. Google Kalender Accounts sind kostenfrei, man benötigt keine Gmail Adresse hierzu, sondern kann neue Accounts auch mit anderen beliebigen Mailadressen (auch bestehenden) eröffnen. Dazu ruft einfach den URL http://www.google.com/calendar/ auf und ihr könnt euch einloggen, bzw. einen neuen Account für den Kalender eröffnen.

Später kann ein Account um andere Google Produkte erweitert werden. Ihr solltet euch auf jeden Fall einmal im Kalender online anmelden und den Hauptkalender so umbenennen, wie auch die entsprechende Kategorie in Outlook heißt.

Dazu klickt ihr auf den Link „Einstellungen“ im linken Bildschirmbereich bei „Meine Kalender“.

Wenn ihr hier auf den Namen des Kalenders klickt, könnt ihr die Einstellungen des Kalenders und auch den Namen ändern. Bis auf die Namensänderung, habe ich für meine Zwecke allerdings nichts am Kalender geändert. Diese Prozedur führen wir für jede Kalenderkategorie durch, welche wir mit Google synchronisieren wollen. Bei mir sind das 6 Accounts (also 6 Kalender und 6 Kategorien).

Als nächstes wird das Windows Phone eingerichtet. Leider kann ich selber keine Screenshots in Windows Mobil machen, das eine solche Funktion dort nicht gibt, ich nutze daher Screens die bereits vorhanden sind. Klickt auf den Pfeil rechts oben in eurem Startscreen und ruft die Einstellungen auf. Klickt dort auf E-Mail-Konten & andere.

Hier wählt man nun „Konto hinzufügen“ aus und im nächsten Screen den Typ „Google“. Dort benötigt man vorerst nur den Benutzernamen und das Passwort. Ist das Konto im Phone erstellt, sollte man dieses noch einmal aufrufen. Jetzt sollte der Account Name von „Google“ auf den Namen des Kalenders in im Google Account geändert werden, damit man diese auseinander halten kann. Den Sync Intervall habe ich bei mir etwas heruntergeschraubt auf 30 Minuten, um Akku zu sparen. Im Phone erstellte/geänderte Termine werden ohnehin sofort an Google gesendet. Der hier genannte Intervall gilt nur für den Download. Bei „Zu synchronisierende Inhalte“ wähle ich alles ab, bis auf den Kalender, somit ist es egal was ich bei bei „E-Mail herunterladen“ einstelle. Mit einem Klick auf das Häkchen Symbol werden die Einstellungen gespeichert.

Diesen Vorgang wiederholen wir nun für jedes von uns angelegte Google Konto bzw. jede Outlook Kategorie. Da ich oben 6 Konten eingerichtet habe, sind nun auch im Phone 6 Google Konten und ein Windows Live Konto registriert. Das Live Konto wird ja sowieso benötigt. Leider kann im Live Konto nur der Sync von Mails unterbunden werden. Kontakte, Kalender und Fotos und Feeds werden automatisch synchronisiert und können nicht abgewählt werden. Da ich aber keine Kontakte und Termine im Windows Live nutze, bleiben diese auch leer.

Über den Kalender des Phones kann man jedem Kalender eine eigene Farbe zuweisen. So kann man diese in der Agenda bzw. Tagesübersicht sehr gut auseinander halten. Für mein erstes Google Konto auf dem Phone, ich nenne es hier das „Hauptkonto“ habe ich zusätzlich zum Kalender, den Sync für Kontakte und Mails eingestellt. Somit werden auch die Kontakte mit Google abgeglichen. Doch dazu später mehr, denn dies ist doch komplizierter als ich anfangs gedacht hatte. Im nächsten Schritt, richten wir den Sync auf dem Desktop ein. Dazu benötigen wir wie bereits erwähnt Outlook und das AddIn gSyncIt. Eine kostenfreie Testversion kann hier herunter geladen werden. Die Testversion wird nach dem Trialzeitraum zur eingeschränkten Vollversion. Es kann nur noch 1 Kalender und 1 Konatktsync eingerichtet werden, Jeder davon ist auf maximal 20 Einträge beschränkt. Die Version läuft aber dennoch weiter.

Dennoch sollte man an eine Vollversion denken. Zum einen ist das AddIn relativ günstig, zum anderen gibt es einen wirklich guten Support und neue Versionen erscheinen teilweise im Wochentakt.

Das AddIn wird installiert, bevor Outlook gestartet ist. Es wird bei allen Windows Profilen installiert. Man sollte es also im Outlook dort deaktivieren, wo es nicht benötigt wird. Meine Frau kann mit dem AddIn nichts anfangen, sie hat ein Wave mit bada OS und kann über Kies direkt mit Outlook synchronisieren.

Man findet das AddIn im Menü unter Add-Ins wieder. Dort rufen wir nun als erstes die „Settings“ auf um die nötigen Einstellungen zu treffen.

Als erstes richten wir unsere Kalender ein. Wir ihr sehen könnt, habe ich 6 Kalender eingerichtet. Um einen neuen Sync einzurichten klickt ihr auf den Button „New“.

Bei Username und Password gebt ihr eure Zugangsdaten für den ersten eurer Google Accounts ein. Über den Button „Verify Account“ könnt ihr prüfen ob dieses korrekt sind.

Im Bereich „Google, bei „Select Calendar“ wird der Google Kalender ausgewählt, der mit diesem Account verbunden ist. Dies sollte der Hauptkalender des jeweiligen Accounts sein. Die Zeitzone wird automatisch bei Google ausgelesen.

Im Bereich „Outlook“ wird der Outlook Kalender ausgewählt mit dem der Google Kalender synchronisiert werden soll und unter „Mapping Description“ könnt ihr noch eine nähere Beschreibung eingeben. Ich habe hier den Namen des Google Kalenders eingetragen bzw. den Namen des Accounts auf dem Phone. Kommen wir zu den „Sync Options“.

Davon gibt es reichlich viele. Manche sind selbsterklärend, bei anderen war mein englisch leider nicht gut genug und ich musste probieren Laut dem Entwickler ist die Übersetzung des Add-Ins nach Deutsch relativ aufwendig, daher ist das bisher noch nicht umgesetzt worden, es steht aber auf der ToDo Liste.

Zunächst müssen uns entscheiden welcher Kalender der sogenannte „Masterkalender“ sein soll. Da ich kaum in Google selbst arbeite, habe ich diese Rolle Outlook zugedacht.

Die nächsten beiden Optionen geben die Sync Richtung an, man kann schließlich auch in eine Richtung synchronisieren, ich will aber beide Welten synchron halten, somit werden beide aktiviert.

Bei einem Konflikt sollen die alten Einträge überschrieben werden. Sollte nicht vorkommen aber man weiß ja nie. Die Option „Only sync Outlook meeting request that have been accepted“ habe ich deaktiviert, da im Kalender sowieso nur akzeptierte Meetings eingetragen sind bzw. diese erst mit akzeptieren in den Kalender wandern.

Aktiviert dagegen habe ich, das die Inhalte von als „Privat“ gekennzeichnete Termine synchronisiert werden können und da ich alle Details haben möchte wird die nächste Option (Sync minimal) deaktiviert. Um private Termine überhaupt nutzen zu können, wird die folgende Option aktiviert. Ebenso die Public events, der Status (free, busy usw.)

„Sync appointment attendees“ ist deaktiviert, da ich sonst als Teilnehmer eines jeden Termines auch den Inhaber des Kalenders habe, das ist unnötig für meine Zwecke.

Reminder und der Inhalt eines Termins (die Notizen) sollen synchronisiert werden. Bei einem eventuellen Fehler soll das AddIn weiter machen. Es ist mir noch nie ein Fehler untergekommen, daher kann man das aus meiner Sicht bedenkenlos aktivieren. Das Löschen von Terminen soll automatisch geschehen, sonst erscheint eine entsprechende Abfrage. Doppelte Termine können gleich beim Sync eliminiert werden. Die letzte Option ist wieder deaktiviert, da Google sonst den Besprechungsteilnehmern jede Änderung automatisch mitteilt, das macht aber Outlook schon und ich habe gerne die Kontrolle darüber.

Bei Sync Range lasse ich alle Termine synchronisieren, bzw. kann man dies auch global für alle einstellen. Kommen wir zu wichtigsten Einstellung, der Kategorie.

Über das DropDown Feld kann man eine Kategorie die in Outlook für die Termine vergeben ist auswählen. Wichtig ist, das man die Option „Only sync appointments to Google calendar that contains one ore more of these categories“ aktiviert. Ist das Feld darunter aktiv, werden allen Terminen aus dem jeweiligen Google Kalender (also ebenso dem Phone) diese Kategorie in Outlook wieder zugewiesen. Ich habe der Übersicht wegen es unterlassen mehrere Kategorien zu vergeben, es ist aber durchaus möglich.

Schlussendlich habe ich unter Defaults als Erinnerung in Google die PopUps eingestellt. Das nervt am wenigsten erinnert aber dennoch unauffällig, sollte man mal direkt mit Google am Werk sein. Mit einem Klick auf den „OK“-Button wird die Einrichtung für diese Outlook-Kategorie bzw. diesen Google Kalender abgeschlossen. Diese Prozedur, wird für jede Kategorie/Google-Kalender wiederholt. Als Folge werden nur noch die jeweiligen Outlook-Kategorien in ihre entsprechenden Google-Kalender Pendants synchronisiert. Diese landen dann in den entsprechenden Kalendern auf dem Phone und haben ihre eigene Farbe. Auf dem Phone merkt man von den vielen Accounts nichts, ebensowenig in Outlook, da man auch dort nur einen Kalender hat und die Trennung mittels der Kategorien erfolgt.

Am Anfang hatte ich die Kontakte erwähnt. Ich lasse mein Google Hauptkonto die Kontakte synchronisieren. Es werden alle Felder in Google unterstützt, die auch Windows Phone zur Verfügung stellt. Das ist im Windows Live ja leider nicht der Fall. Ein paar Fallstricke gibt es aber auch beim Sync mit Google zum umgehen. Die Einrichtung erfolgt analog zu dem Kalendern.

Die einzelnen Optionen könnt ihr im Screenshot ersehen, sie sind ähnlich denen des Kalenders und es können hier somit die gleichen Optionen genutzt werden.

Kategorien nutze ich keine bei den Kontakten, somit belasse ich diese Option auch beim Standard.

Bei Google bzw. Gmail gibt es Gruppen (ähnlich den Kategorien in Outlook), wie bereits erwähnt nutze ich diese nicht aber ich lasse alle Kontakte in der Gruppe „My Contacts“ einsortieren. Im Android werden nur diese Kontakte standardmäßig mit dem Phone synchronisiert. Kommen wir zu dem Teil, der mir enorme Nerven gekostet hat, den Adressen.

Google selber kennt online bei den Kontakten nur ein Freitextfeld für die Adressen eines Kontaktes, Windows Phone und auch auch Outlook haben aber gesonderte Felder für Straße, PLZ, Ort usw. Seit der Google API 3.0 kennt Google aber auch sogenannte „structured Addresses“. Intern werden die Bestandteile einer Adresse somit sehr wohl getrennt, wenn auch anders dargestellt. Beachtet man das nicht, kann es durchaus vorkommen, das durch den Sync Bestandteile einer einmal eingegeben Adresse verschwinden oder (das geringere Übel) in anderen Feldern auftauchen. Die Adresse ist dann nicht mehr nachvollziehbar und wird von Bing oder anderen Karten Tools auf dem Phone nicht gefunden, ebenso bringt das Outlook aus dem Konzept und die Felder sehen dort völlig wirr aus. Um dem zu entgehen sollte man wie im Screenshot zu erkennen unbedingt die Unterstützung für „structured addresses“ aktivieren. Bei Namen ergibt sich ein ähnliches, wenn auch nicht ganz so krasses Bild. Die Fehlersuche hat mich etliche Mails an den Entwickler und viele Tests gekostet. Vielen Dank hier noch einmal für die Geduld an Dave. Der Support ist wirklich Spitze. Eine englsiche Version des HowTos findet ihr im PDF.This is not a valid download id

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